nDiki : タスク管理

タスク管理 (task management)

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2017年1月18日 (水)

ミーティング後の事後処理タスクは日誌にチェックリストを作る方が良いかな

ミーティングを開いたり参加したりする際の「事前準備」と「事後整理」タスクについては、今までタスク管理ツール(Remember The Milk)に入れて実行してました。でも今はデイリーノート(日誌)に必要なメモをまとめているので、メモの整理と事後整理完了チェックを一緒にやった方が楽なことに気がつきました。

事後整理タスクについては朝一でデイリーノート上にチェックリストを作り、ミーティング中・ミーティング後にメモを整理したらチェックする(あるいはリストから消す)をするようにしたら捗るようになりました(この時 next action があれば実行しちゃうかタスク管理ツールに追加するかします)。

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2017年1月22日 (日)

WIP を下げるために GTDプロジェクトリストからバックログを分ける

スクラムソフトウェア開発をしていて仕掛り(WIP)を減らすことのメリットを体感しています。そして考えてみるとプライベートを含め個人でやる事がどんどん増えてしまっている理由の一つに WIP が多すぎるのではと思えてきました。

GTD では次の行動を決めてリストに放り込み、あとはその時の状況で実行可能なものを選んでやっていきます。局所的には一番効率が良いように見えるのですが、気をつけないと WIP なプロジェクトがどんどん増えてしまいがちで、自分の場合、気がつくとあまり何もできていないなという状態になってしまいます。

Someday/Maybe リストが GTD にはあるので、すぐにやらないものはそこに入れておくという方法もあります。しかしこのリストはかなりぼんやりしたものも混ざっているので「既に ready だけれど WIP を上げないためにまだやらないプロジェクト」を一緒に入れておくのはかなり気持ち悪い。

ということでプロジェクトリストについて「(狭義のやっている/やる)プロジェクトリスト」と「バックログリスト」の2つに分けてみることにしました。タスク管理ツール Remember The Milk でバックログリストの方のタスクは拾わないようにスマートリストを修正。毎朝軽く眺めてバックログリストから今日仕掛ってもいいものをプロジェクトリストに移すようにします。

今日やり始めてみたところ前よりは集中して取り組めて捗りました。いいかも。

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2017年1月26日 (木)

久しぶりにタイムトラッキングTask Coach を使ったけれどすぐ飽きた

Remember The Milk で予測時間を入力するための時間計測をするのに Task Coach を久しぶりに使ってみました。

Toggl を使えば Remember The Milk と連動してタイムトラッキングできるのですが、きっちり記録したい訳ではなくて繰り返しタスクの平均所要時間がわかればいいかなぐらいだったので、ローカルで実行できてデータ管理手間なしの Task Coach を使おうかなと。ただやはりタスクの入力が面倒。すぐ飽きました。 Task Coachタスク管理自体をしているのでなければ無理。

普通にストップウォッチで時間を測って Remember The Milk タスクのノートメモするぐらいで十分そう。

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2017年3月15日 (水)

テキストファイルアウトライナーとして TaskPaper を購入した

image:/nDiki/2017/03/15/screen1.jpg

アウトライナーの OmniOutliner や WorkFlowy などを活用しようかなとちょっと前から使っているのですが、出来上がったアウトラインをプレーンテキストに落とすのがやっぱりどうしても面倒でどうしたもんかなとなりました。過去何度も同じことを繰り返しているのですけれども。

独自形式や OPML 形式ではなく、最初からプレーンテキストに近いテキストファイルをネイティブな形式として扱えるアウトライナーが無いかなぁと以前から思っていたのですが、実は TaskPaper がそうだったと今頃知りました。

しかもできればいいなと思っていた「テキストファイル中のリスト形式のところだけアウトライン編集」が出来るじゃないですか。即購入しました。

個人的に嬉しい点は以下です。

  • データファイルがテキストファイル
  • リスト部分は Markdown のリストと同じ。リストの部分がアウトライナー的に編集できる。
  • リストではない部分はそのまま保持される。
  • Ulysses で書いているメモから「このアプリケーションで開く」で TaskPaper を指定して開けばさくっとリストの部分だけアウトライン編集できる。
  • 他のアプリでファイルが更新されると自動的に再読み込みしてくれるので、 UlyssesiA Writer などと同時に開いて編集できる。

もとはタスク管理アプリなのですがアウトライナーの部分だけでも十分便利そう。

タスク管理のためのテキストファイル形式には todo.txt がありますが、サブタスク階層が作れる点とタスク以外のノートを同じファイルに書いておける点で、圧倒的に TaskPaper 形式の方が使い勝手が良いです。

なお TaskPaper には1つのファイル内にプロジェクトを複数作り特定のプロジェクトだけフォーカスするということもできるのですが、その機能を使うにはリストを第一階層からインデントしておく必要があり Markdown 形式でのリストとは違う書式で書かなければなりません。自分の場合は Markdown 形式ファイル中のリストをアウトライン編集したりちょっとしたタスクリストとして使ったりしたいので、このプロジェクト機能は無視することにしました。

(画像https://www.taskpaper.com/ より。)

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2017年3月29日 (水)

タスク管理ノートTaskPaper に集約する

2週間前に使い始めTaskPaper が使い勝手が良く重宝しています。アウトライナーとしてプロジェクトや課題について整理するだけでなく、その日の一次ノート先としても使うようになりました。

TaskPaper を使っていると自然と「やること」が思い浮かんでくるので、そのまま TaskPaper に書き出しています。 TaskPaper はもともとタスク管理ツールなのでそのままタスク管理できちゃうんですね。ただ今は Remember The Milk をメインのタスク管理ツールとして使っているので、TaskPaper にもタスクリストがあると面倒なことになってしまいます。

さてどうしようかなーと思ったのですが

と使っている中で一次ノートの書き出し先は TaskPaper で済ませらそうなので、タスク管理ツールも TaskPaper に寄せてみることにしました。これで Mac でのワークスペースを TaskPaper に一本化まとめられそうです。タスク管理TaskPaper でするにあたり気になる点は

  • 繰り返しタスクに関する機能がほとんどない。
  • TaskPaper フォーマットに対応した良い Android アプリがない。

あたり。

繰り返しについては、デイリータスクやウィークリータスクは Toggle Done コマンドで一括完了外しをすることで運用できそうなのでしばらくそれでやってみるつもりです。

Mac を開かないとタスク管理できないとさすがにプライベートなものは困るので、やはり Remember The Milk も引き続き使うことはします。シチュエーションにに合わせて Remember The Milk で管理するものと TaskPaper で管理するものとを分けようと思います。

今日のさえずり: todo.txt よりも圧倒的に良かった

2017年03月29日

  • 23:48 TaskPaperタスク管理してみたところ todo.txt よりも圧倒的に良かった。繰り返しがネックなのは一緒。
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2017年4月7日 (金)

iPhone 用の TaskPaper アプリとして Editorial を入れてみる

rimage:/nDiki/2017/04/07/Editorial.png

最近 Mac を使っている時のタスク管理ツールとして TaskPaper を便利に使っています。今のところスマートフォンでこのタスクリストを扱うことは無いのですが、思い浮かんだことをさっと書き込んでおきたいことはたまにあります。 iPhone 用テキストエディタTaskPaper ファイル形式にも対応している Editorial を入れてみました。

http://omz-software.com/editorial/

ちょっと触ってみて気がついた点は以下です。

ファイル関連

  • iA Writer のように都度 Dropbox 上のファイルにアクセスするタイプのエディタではなく Ulysses のようにフォルダツリーを同期するタイプ。1つのフォルダしか指定できない。
  • 書き込みは比較的すぐ Dropbox へ反映してくれるみたい。読み込みは明示的にメニューから同期してあげないといけなさそう。
  • TaskPaper ファイルとして認識させるには拡張子を taskpaper にする必要がある。

今は Dropbox 上で TaskPaper ファイルを離れたフォルダに置いているので、 Editorial を使うとすると近くに寄せておく必要があると感じました(ずっと上の方の祖先フォルダを同期指定すると同期対象が多すぎて大変なことになりそうだし、階層を上がったり下がったりも面倒そう)。

それから今は Markdown ファイルも TaskPaper ファイルも拡張子を txt に統一して使っているのですがここも運用を変える必要ありです。

編集関連

  • 折り畳みできるのはプロジェクトのみ。リストは折り畳みできず、フォーカスすることもできないので、深い/長いリストは扱いにくい。
  • 各行のドラッグハンドルを掴んで上下移動できるので通常のテキストエディタよりは便利。リストごとまとめて移動はできないのでアウトライナーとしての編集機能はほぼなし。

ということであくまでも TaskPaper 形式のハイライト・若干の編集補助があるテキストエディタと思った方が良い感じです。

Editorial だけでタスク管理するのは難しいと思いますが、 Mac から離れているときにさっと確認したりちょっと修正・追記したりするのには使えそうです。

(画像http://omz-software.com/editorial/ より)


[ iOS アプリレビュー ]

[ 4月7日全て ]

2017年4月10日 (月)

TaskPaperDoing リスト

2週間ほど前からタスク管理TaskPaper を使い始めています。アウトライナーとしてプロジェクトやタスクをいろいろ検討しながら分解していけますし、近くにノートを書けるフォーマットなので気軽に補足を書いておけたりするしで、とても便利に使っています。ただ1点不便だなと思うことがあります。検索による絞り込みで今日やるタスクをざっと眺められる点は良いのですが、それらを今日やりたい順番に並べることができないのです。

一方 GTD をしている中で「状況」「時間」「エネルギー」「優先度」の順の基準で次の行動を選んで実行していくと、 WIP がどんどん増えてしまうなと最近思うようになってきました。やはり仕掛かるプロジェクトを減らしてその中のタスクをどんどん進めた方が良いなと最近感じています。

そんなことを考えて手動で TaskPaper 上に Doing リストを作ることにしました(過去にもたまに紙でやったりしたことがありました)。ルーチンワークのリストアップなどが面倒かなと思っていたのですが、雛形からコピーするのが思ったより苦ではなさそうです。あとはプロジェクトの中からどう抜き出してくるか(プロジェクトごと Doing リストに移動してくるか、 Doing には端的に書いておいて詳細はプロジェクトの方を参照するのか)がちょっと迷っていますが、ここはやりながら考えていくつもりです。

フィルタされてきたタスクリストから実行していくよりも Doing リストから実行していく方が「自分で決めたことを上からやっていくぞ」と覚悟を決められので、ガッツのいるタスクを先送りを減らせそう。

[ 4月10日全て ]

2017年4月25日 (火)

Remember The Milk のかわりに TaskPaper を使って気付いたこと

3月下旬タスク管理ツールを Remember The Milk から TaskPaper に替えて1カ月弱経ちました。基本 MacBook Pro を開いている仕事に関するタスク管理では引き続き TaskPaper を使い、逆に PC を開いていない時間も多い個人のタスク管理はメインを Remember The Milk に戻すことにしました。

Remember The Milk を離れて TaskPaper を使って気付いたこと

  • ソート機能で並べられたリストよりも、主体的に手で並べたリストの方がより重いタスクをやる気になる。Doing リスト良い。
  • そのかわり Remember The Milk で「日時順にソートしてやることを確認できる」「開始日時指定を使って夕方以降のタスクを隠しておける」などはあらためて便利だと思った。
  • 次の行動(GTD)」を抽出したリストでタスクを進めていくと「重いタスクを後回しにしがち」「WIP が増える」。 TaskPaperDoing リストに「プロジェクト(GTD)」を入れるようにしたら同じプロジェクトのタスクをまとめて取り掛かりやすくなった。
  • TaskPaper ではメモも気軽に一緒に書いておけて便利。
  • TaskPaper はサブタスクを展開した状態で見渡せるのも良い。 Remember The Milk ではサブタスク単位でしか見られないのでサブサブタスクまであまり使わずにできるだけフラットにした方が良さそう。
  • TaskPaper ファイルは1つにしておいた方が煩雑でなくて良い。

TaskPaper のメリットというよりは Doing リストのメリットに気付けたかなという1カ月でした。

[ 4月25日全て ]

2017年4月26日 (水)

個人タスク管理TaskPaper から Remember The Milk

昨日考えた通り、個人タスク管理Remember The Milk に戻しました。

Remember The Milk 内に手で並べる Doing リストを作って活用します。

それから過去 Remember The Milk を使っている時には機能的に便利なこともあってルーチンワークを繰り返しタスクとしてたくさん登録していたのですが、やれないとどんどん溜まって見通しが悪くなるのでできるだけ減らすことにしました。朝ルーチンワークや週次レビューなどの一連のルーチンワークは TaskPaper 上でチェックリストを作って進めることにします。

[ 4月26日全て ]

2017年5月9日 (火)

全部 TaskPaper から Remember The Milk に戻す

TaskPaper に飽きてきたこともあって、ルーチンワークも含め全面的に Remember The Milkタスク管理を戻し始めました。

ついリストをルーチンワークだらけにしがちなことを反省して、一連のルーチンワークはサブタスクとしてまとめて親タスクをリピート設定してみることにしました。これで見通しが良くなりました。

それからこれを機会に1日分の Will Do リスト(クローズドリスト)を作るようにしてみます。毎朝その日にやるタスクを決めて優先度1にし、それを抽出した @today スマートリストを Will Do リストとする運用にしてみようと思ってます。

[ 5月9日全て ]

About Me

Naney Naney (なにい)です。株式会社ミクシィでマネージャー・PO をしています。

nDiki1999年1月に始めたコンピュータ日誌を前身とする NaneyWeb 日記(兼パーソナルナレッジベース)です。ちょっとしたノートは nNote にあります。

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※内容は個人的見解であり所属組織とは関係ありません。

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