nDiki : 次の行動

2013年3月17日 (日)

【日記】キーボード常設

キーボードのスタンドが届いたので、午前中にプチ模様替えをしてキーボードを置いた。毎回出したりしまったりしないで出しておけると、気軽に弾けていいね(自分は弾けないけれど)。

午後は Remember The Milk のスマートリストをがっつりリニューアル。ガチ GTD として「見極め」「整理」を必須にするフローで運用できるように、次の行動リストにはコンテキストと予測時間入力をしたもののみ出して、そうでないのは未処理扱いで inbox に残るようになるようなスマートリストを組んでいたんだけれど、これだと週末にその日にやることをささっと書き出して実行するのには逆にちょっと使いづらくなっていたのでその辺りを改善。added を使って昨日以降に追加したタスクも !today スマートリストに表示されるようにしておいた。あと優先度の扱いも見直し。

それからポモドーロテクニックアイデアを取り込んで、25分単位のものとそれ以外の次の行動を分離してみていたんだけれど、ちょっとやりすぎだったのでこれも無くして一本化。

KISS!

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2013年10月7日 (月)

サブタスクを使えるタスクリストツール検討 2013秋

Remember The MilkGTD システムを構築していておおむねいい感じなのだけれど、あいかわらずサブタスク機能は入る様子が無いので、プロジェクトから次の行動をブレークダウンしたい時にちょっと不便。タスクの命名規則や並び順やらタグやらを駆使しているので PC 上なら工夫でカバーできるんだけれど、スマートフォンからだと入力の手間的にブレークダウンをサクサクできないのが難。

ということでスマートフォンでタスク階層をこねくり回せて、あわよくば Remember The Milk からスイッチできるものがないか、使ったことのないサービスなどをチェックしてみた。

AndroidiOSWeb (PC) で同期して使えるのが条件。

  • GQueues
    • https://www.gqueues.com/
    • 予想よりシンプル。
    • Web
      • 直観的なインタフェース。全体的にゆったり大きめで1画面の情報量がちょっと少なく見通しが悪そう。
    • Android
      • サブタスクがツリーで表示されず、選択すると次の画面でサブタスクリストが開いていくタイプ。全体を俯瞰して検討できない点で NG。
      • カテゴリ名が表示されないとう不具合に遭遇。
    • iOS
      • UI 的には Android 版と同等で NG。
      • サブタスクから上の階層に戻った時にうまく表示されないという不具合に遭遇。
    • 総評: モバイル版の UI がいけてないので NG。
  • Todoist
    • http://todoist.com/
    • Web
      • 久しぶりに使ってみた。数年前に使ったのと基本構成は変わっていない模様。
      • GTD 的な次の行動タスクのみ抽出したリストが作れない。
    • 総評: モバイル版までは試さなかったけど、あえてチョイスするほどでもなさそう。
  • Nozbe
  • Any.DO
    • Android
      • 階層無し。シンプルすぎ。
    • 総評: タスクブレークダウンの検討には使えない。
  • Google Tasks
    • https://mail.google.com/tasks/canvas
    • Web
    • 機能的にはここ数年変化なし。サブタスクへのブレークダウンはさくっとできる。ただしリスト横断的にタスクをリストアップする機能がないので「今日やること」などを一覧できない。メインでの行動管理には使えない。
    • GTasks (Android)
      • 以前使ってみた時は同期・アカウント回りが不安定だったんだけれど、今回再度使ってみたら問題なさそう。次の行動タスクだけの抽出はできないので、期日設定して日付順ソートで浮かびあがらせるといった使い方が必要。
    • GoTasks (iOS)
      • (サブ)タスクの追加・階層変更の UI がとても心地よい! 使いたくなるインタフェース。GTasks と同様次の行動タスクだけの抽出はできないので、期日ソートを活用する必要あり。
      • Google Apps とも同期できるとあるが、認証承認は通るものの同期できず。Google アカウント側でみるとタスクだけでなく Google+ への承認をとっているので、Google Apps 側でそれを有効にしていないと処理が進まないのかも。
    • 総評: そのまま常用の行動管理には使えないけれど、モバイルでのタスクブレークダウンには良さそげ。

ということで Remember The Milk の置き換えになるのは見つからなかった。やはり Remember The Milk 最強。ただ Gtasks + GoTasks がいい感じで、スマートフォンでリラックスしながらタスクブレークダウンするのに使いたいなと思うので、一部併用してみようかなと思う。


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2014年1月13日 (月)

タスク管理ツール 2Do

昨年の11月下旬に Remember The Milk(RTM) から Google Tasksタスク管理ツールを変えた。任意階層のサブタスクが作れるので、やりたいことのブレークダウンをしていくのが RTM よりずっと楽なところが気にいっている。

ただ GTD 的に、コンテキストを絞って次の行動を抽出とかしたいのだけれど、それができないのでプライベートで使うのにはちょっと不便を感じている。基本ずっと PC を中心としたワークのタスク管理をするのならそれほど困らないんだけれど。あと「今日これやる」的スターを付けたいなと思ったのだけれどちょっとできない。

ということでまたいつもの病気的にタスク管理ツールを物色。今回は 2Do というのが良さそうなので入れてみた。

Mac 版、iOS 版、Android 版がある。自前ではクラウドサービスは提供しておらず DropboxToodledo などを使って同期させるタイプ。このあたりを割り切っているところは好き。

今回はまず Android 版を入れてみた。Android 版にありがちな武骨な感じがなく好印象。階層的にはリストの中にタスク - サブタスク関係を1階層作れる感じ。2階層あればと思うのでちょっと残念。

Dropbox と同期するとアプリフォルダにバイナリ形式ファイルが作られる。Linux から直で読み書きはしない方が良さそう。Mac があればデスクトップ/ノート PC でも使えるんだけれど……。ここは Toodledo と同期して ToodledoWeb インタフェースを使うのがいいのかな。


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2014年12月29日 (月)

Toodledo で Status フィールドを使うように変更

年末なので Toodledo 運用見直し。

next action はコンテキスト必須だし逆にそれ以外はコンテキスト不要なので、Context フィールド1つでコンテキストかタスクの種類を入力するようにしていた。こうすると入力が楽なんだけれど検索とかが結構面倒なので、素直に Status フィールドを使うように変更してみた。

Toodledo の Status は以下のような感じ。

  • None: 設定なしのもの。
    • inbox に入ってきた状態。
  • Planning: 計画中のもの。
    • GTD でのプロジェクト。
  • Next Action: 次の行動
  • Active: 進行中のもの。
    • たぶん使わない。Next Action で十分。
  • Delgated: 委任したもの。
  • Waiting: 待っているもの。
  • Hold: 保留のもの。
    • プロジェクトレビューで必要なタスクとして思い浮かんだので入力しておきたいけれども、まだ Next Action じゃないものをこれにしておくつもり。
  • Postponed: 延期したもの。
    • たぶん使わない。
  • Someday: いつかやるもの。
    • GTD での Someday/Maybe。
  • Canceled: 中止したもの。やらなくなったもの。
    • やらないことにしたけれど記録として残しておきたいタスク。
  • Reference: 参照。
    • サブタスクとしてノートを置いておきたい時に使う。

あと、Star は「今日実行する予定のもの」につける感じだったのだけれど、Importance も1しか上がらないしいい感じじゃないので、注目しておく必要のあるタスクにつけることにした。

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2016年2月6日 (土)

ついにサブタスク機能が入った Remember The Milk

image:https://www.naney.org/nDiki/2016/02/06/rtm.png

(画像The new Remember The Milk is here! より。)

2007年10月04日に Remember The Milk (RTM) に登録してしばらく使っていた後、サブタスク機能が無くて ToodledoGoogle TasksTodoist に浮気していましたが、なんとついに Remember The Milk にサブタスク機能が入りました! 衝撃です。

今回はサブタスクだけでなく「開始日」「ドラッグ&ドロップによる並べ替え」などの機能の入りました。

サブタスク

サブサブタスクまで作れるようになりました。Toodledo の「リスト4階層 + タスク4階層」から比べるとちょっと浅いのですが、3階層あれば十分 GTD での「次の行動」をブレイクダウンして入力できます。

開始日のサポート

これもかなり嬉しいです。RTM の非常に優れている点として、スマートリスト(保存可能な検索)で時刻単位でのフィルタリングができる点があります。

 dueBefore:1分後

でフィルタリングしておけば例えば期限が 17:00 のタスクは 17:00 より前には表示しないようにできます。実行可能な「次の行動」だけチェックすることができるので心理的負荷が軽くなります。

ただ今までは期限しか指定できなかったので、「特定のタグをつけたものは開始日時として扱い、そうでないものは期限日時として扱う」というハックで検索式を作って運用していました。これが今回からはストレートに指定できるようになりました。また開始と期限を独立して設定できるようになったのもも便利でした。

ドラッグ&ドロップによる並べ替え

これも結構強力で嬉しい改良です。 Todoist の良いところとしてタスクを好きな順番に並べ替えられるというのがありました。ただ Todoist はフィルター結果はドラッグ&ドロップでの並べ替えができないので、頭の中で考えた「今日やる順」にできず不便でした。

RTM では各リスト毎に並べ替え方法が指定でき、ドラッグ&ドロップ順の場合の並び順はスマートリストも含めて個別に記憶されます。すばらしい。

Remember The Milk Pro 契約

ということで心の中で小躍りして Remember The Milk Pro 契約をしました。 昨年 App Store のレートが上がる前にと Todoist を長めに契約してしまってまだ1年残っているのですが、これはもう Remember The Milk に戻るしかないという感じです。

今日はあとは1日 Todoist から RTM への移行をしていました。やはり Smart Add が秀逸で使っていて心地よいですね。

[ 2月6日全て ]

2016年4月17日 (日)

Toggl でタイムトラッキングするだけで時間の使い方が良くなる

image:https://www.naney.org/nDiki/2016/04/17/Toggl-Web.png

GTD では使える時間を基準に行動を選ぶ

GTD では次の行動を「状況」「時間」「エネルギー」「優先度」の順の基準で選びます。

今使っているタスク管理ツール Remember The Milk はタスクに予測時間を設定しておくことができます。そして検索やスマートリストで使える時間に応じたタスクをリストアップすることができます。

タイムトラッキングしてタスクの時間見積もり精度を上げる

ただこの予測時間の見積もりはだいたいこれぐらいかなと思って入力することがほとんどだったりします。もう少しきちんと入力できるようにタイムトラッキングしてどれぐらい時間がかかっているか実測してみることにしました。Remember The Milk にはタイムトラッキング機能が無いので、今回はタイムトラッキングサービスでは有名な Toggl 試してみます。

Toggl

サインアップすると Toggl サイト上でタイムトラッキングできます。Google Chrome 拡張を入れると Remember The Milk のタスクの横にも Toggl のボタンがついて1クリックでトラッキングの開始・終了ができるようになります。Remember The Milk のタスク名がきちんと Toggl のエントリの description に設定されるなど良くできています。これは便利。

スマートフォン向けアプリもあってそちらでもトラッキングの開始・終了ができます。以前ちょっとタイムトラッキングをしてみていた時(2007年前後)は Task Coach を使っていましたが、この頃は特定の PC でしかトラッキングできませんでした。スマートフォンの登場でかなり便利になりましたね。

タイムトラッキングすると時間の使い方が上手になる?

費やした時間を記録してあとで精査することで所要時間の見積もり精度を上げたり無駄な時間を見つけたりすることがタイムトラッキングの大きな目的だと思っていました。

しかし実際にやってみると

  • 「トラッキング中はネットサーフィンなどのような計測している実際のタスクとは違うことはしたくない」という気持ちになって集中してやるようになる。マルチタスキングもしなくなるのでコンテキストスイッチのコストが無くなる。
  • タイマーを設定することをイメージして「そもそもこんなことに時間を使わない方がいいな」と考えるようになり、無駄に思われる行動をやめるようになる。

など、ふりかえりをせずとも即行動に影響が現れたので驚きでした。家計簿をつけたり食べた物を書き留めるのと同じで、無駄に対する意識が高まるようです。

これは楽しいですね。しばらく続けてみることにします。

(画像https://blog.toggl.com/media-kit/ より)

[ 4月17日全て ]

2017年1月11日 (水)

Remember The Milk で予測時間を入力してみる(何度目か)

GTD では行動を選択する際に「状況」「使える時間」「使えるエネルギー」「優先度」をチェックします。

Remember The Milk に入れてある「次の行動」のタスクにはコンテキスト別にタグを付けしてあるのですが、今は予測時間は入力してありません。しばしば「予測時間入力しようかなー」と思うのですが長続きしないんですよね。Toggl を使っタイムトラッキングしたりなど過去しているのですけれども。

ただ最近細切れ時間が多くなってきたので、使える時間をまた意識しようという気になってきました。

ということでリピートタスクを中心にストップウォッチで時間を測りながら予測時間を設定してみることにしました。あわせて予測時間でソートしたバージョンのスマートリストも作成。

すき間時間はこの予測時間順にならんだリストをチェックすることにします。

[ 1月11日全て ]

2017年1月22日 (日)

WIP を下げるために GTDプロジェクトリストからバックログを分ける

スクラムソフトウェア開発をしていて仕掛り(WIP)を減らすことのメリットを体感しています。そして考えてみるとプライベートを含め個人でやる事がどんどん増えてしまっている理由の一つに WIP が多すぎるのではと思えてきました。

GTD では次の行動を決めてリストに放り込み、あとはその時の状況で実行可能なものを選んでやっていきます。局所的には一番効率が良いように見えるのですが、気をつけないと WIP なプロジェクトがどんどん増えてしまいがちで、自分の場合、気がつくとあまり何もできていないなという状態になってしまいます。

Someday/Maybe リストが GTD にはあるので、すぐにやらないものはそこに入れておくという方法もあります。しかしこのリストはかなりぼんやりしたものも混ざっているので「既に ready だけれど WIP を上げないためにまだやらないプロジェクト」を一緒に入れておくのはかなり気持ち悪い。

ということでプロジェクトリストについて「(狭義のやっている/やる)プロジェクトリスト」と「バックログリスト」の2つに分けてみることにしました。タスク管理ツール Remember The Milk でバックログリストの方のタスクは拾わないようにスマートリストを修正。毎朝軽く眺めてバックログリストから今日仕掛ってもいいものをプロジェクトリストに移すようにします。

今日やり始めてみたところ前よりは集中して取り組めて捗りました。いいかも。

[ 1月22日全て ]

2017年4月10日 (月)

TaskPaperDoing リスト

2週間ほど前からタスク管理TaskPaper を使い始めています。アウトライナーとしてプロジェクトやタスクをいろいろ検討しながら分解していけますし、近くにノートを書けるフォーマットなので気軽に補足を書いておけたりするしで、とても便利に使っています。ただ1点不便だなと思うことがあります。検索による絞り込みで今日やるタスクをざっと眺められる点は良いのですが、それらを今日やりたい順番に並べることができないのです。

一方 GTD をしている中で「状況」「時間」「エネルギー」「優先度」の順の基準で次の行動を選んで実行していくと、 WIP がどんどん増えてしまうなと最近思うようになってきました。やはり仕掛かるプロジェクトを減らしてその中のタスクをどんどん進めた方が良いなと最近感じています。

そんなことを考えて手動で TaskPaper 上に Doing リストを作ることにしました(過去にもたまに紙でやったりしたことがありました)。ルーチンワークのリストアップなどが面倒かなと思っていたのですが、雛形からコピーするのが思ったより苦ではなさそうです。あとはプロジェクトの中からどう抜き出してくるか(プロジェクトごと Doing リストに移動してくるか、 Doing には端的に書いておいて詳細はプロジェクトの方を参照するのか)がちょっと迷っていますが、ここはやりながら考えていくつもりです。

フィルタされてきたタスクリストから実行していくよりも Doing リストから実行していく方が「自分で決めたことを上からやっていくぞ」と覚悟を決められので、ガッツのいるタスクを先送りを減らせそう。

[ 4月10日全て ]

2017年4月25日 (火)

Remember The Milk のかわりに TaskPaper を使って気付いたこと

3月下旬タスク管理ツールを Remember The Milk から TaskPaper に替えて1カ月弱経ちました。基本 MacBook Pro を開いている仕事に関するタスク管理では引き続き TaskPaper を使い、逆に PC を開いていない時間も多い個人のタスク管理はメインを Remember The Milk に戻すことにしました。

Remember The Milk を離れて TaskPaper を使って気付いたこと

  • ソート機能で並べられたリストよりも、主体的に手で並べたリストの方がより重いタスクをやる気になる。Doing リスト良い。
  • そのかわり Remember The Milk で「日時順にソートしてやることを確認できる」「開始日時指定を使って夕方以降のタスクを隠しておける」などはあらためて便利だと思った。
  • 次の行動(GTD)」を抽出したリストでタスクを進めていくと「重いタスクを後回しにしがち」「WIP が増える」。 TaskPaperDoing リストに「プロジェクト(GTD)」を入れるようにしたら同じプロジェクトのタスクをまとめて取り掛かりやすくなった。
  • TaskPaper ではメモも気軽に一緒に書いておけて便利。
  • TaskPaper はサブタスクを展開した状態で見渡せるのも良い。 Remember The Milk ではサブタスク単位でしか見られないのでサブサブタスクまであまり使わずにできるだけフラットにした方が良さそう。
  • TaskPaper ファイルは1つにしておいた方が煩雑でなくて良い。

TaskPaper のメリットというよりは Doing リストのメリットに気付けたかなという1カ月でした。

[ 4月25日全て ]

About Me

Naney Naney (なにい)です。株式会社ミクシィでマネージャー・プロダクトオーナーをしています。

nDiki1999年1月に始めたコンピュータ日誌を前身とする NaneyWeb 日記(兼パーソナルナレッジベース)です。ちょっとしたノートは nNote にあります。

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※内容は個人的見解であり所属組織とは関係ありません。

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