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行動原則 (principles)

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2017年8月6日 (日)

仕事に追われない仕事術 マニャーナの法則 完全版

仕事に追われない仕事術 マニャーナの法則 完全版

タスク管理の記事を読んでいると「マニャーナの法則」というキーワードがよく出てきます。今までスルーしていたのですがここ最近クローズドリストの考え方を取り入れてみているので、その辺りの話が書かれている「仕事に追われない仕事術 マニャーナの法則 完全版 (Do It Tomorrow and Other Secrets of Time Management)」を読んでみました。

マニャーナの法則

まずマニャーナの法則ですが

という2つの原則のこととあります。日本語ではマニャーナの法則と訳されていますが the mañana principle なので「(行動)原則」の方が適切に感じました。

すぐやる」ことの弊害

すぐやると「忙しいだけの仕事」ばかりが進み「本当の仕事」が進まないと指摘しています。新しくきた仕事にすぐとりかかってしまうのではなく、既存の仕事より価値があるかをまず考える必要があると説いています。

すぐやる」は自分の行動原則の一つなのでショッキングな指摘です。言われてみれば主体的な仕事よりも反応的な仕事に時間を使いがちです。

ただ「すぐやる」については

  • 「後回しにしてチャンスを逃す」ことのないようにする。
  • 先送りすることで増大するコストを最小化する。

というメリットがあるのも事実。このあたりは本書で言うところの「緊急レベルの判断」とバランスを取っていく感じなのでしょう。

全員がマニャーナの法則をやるとどうなるか?

個人個人がマニャーナの法則に従ってバッファリングすると組織全体のリードタイムが伸びるのではという懸念を持ちました。個人の稼働が最適化されるかわりに、作業の手待ち(idle work)が多く発生することになるからです。

このあたり要注意に思われます。

緊急レベルを判断する

入ってきた仕事はまず緊急レベルを判断するというのが本書の考え方です。

  • 緊急レベル1「今すぐ」
  • 緊急レベル2「今日中に」
  • 緊急レベル3「明日やる」(ベスト)

本書では「明日やる」がベスト。

これはすでに2週間前からRemember The Milk の優先度設定に取り入れてみています。

will do リスト

本書では「WILL DOリスト」と表記。その日にやるとコミットしたタスクを入れておくクローズドリスト(本書ではクローズ・リストと表記)。自分は Remember The Milk でタスクの優先度を1にすることでリスト化しています。

処理する順番はファースト・タスクが最初で「明日のリスト作成」が最後です。それ以外はまったく自由。

1日の最後に何をおいても明日の will do リストは作成することが必須とあります。仕事については実践していますが、プライベートでは翌日の will do リストを夜に作るのがまだ習慣にしきれていません。

ちなみに本書ではタスクにかかる時間の見積もりについてはほとんど触れられていません。翌日時間が足りず will do リストを完了できそうもない場合もいつもどおりリストを作成し翌日は「できるとこまでやる」「完了できない日が続くなら対策をとる」という感じになっています。

やり残しをどうするか?

will do リストで完了できなかったものは、「やり残し」フォルダに放り込み、ファースト・タスクで処理しましょうとあります。

これは今週から Remember The Milk で backlog タグを付けるようにして実践中です。

ファースト・タスク

ファースト・タスクは「毎日の最初に行い、そこから1日をスタートさせるのが望ましい仕事」とのこと。毎朝最初にできる仕事は1つしかないので、常に1つ。

  • 原則1 とにかく、する (Do)
  • 原則2 一番始めに、する (First)
  • 原則3 毎日、する (Every day)

ファースト・タスクに向いている仕事は

  • 「やり残し」を片付ける
  • 仕事のシステムを修正する
  • プロジェクトを進める

です。今は「やり残し」を片付けるのに使っています。先送りし続けることが減りました。

実際のところ実際に一番最初にはやれてなくてまず「セットアップタスク」なるものをやってたりします。これらを前日に済ませるようにできれば本当のファースト・タスクにできるのかも。

ダッシュ法

ダッシュ法はポモドーロテクニックにつながるところを感じました。ちょっとマニアックでテクニカルなやり方だというのと、マルチタスク型な印象なのとで今回はスルー。

二分等法 すべての仕事を半分にする

プロジェクトをタスクに分解する方法。 GTD でプロジェクトに対して具体的な行動を設定するのと同様、本書でも具体的な行動に落とし込むよう指導しています。

その具体的なやり方として二等分法というのが紹介されていました。プロジェクトを二等分し、先にやる方をまた二等分にするというのを繰り返して「抵抗感が問題にならない状態」になるまで分割を続けるという方法です。

全てをブレークダウンすることはせず直近取り組む部分だけ具体的にするというやり方がスクラムにおけるプロダクトバックログリファインメントの考え方に似ていて気に入りました。

行動の合間に考える習慣をつける

最後の方の「考える」ということについての話で「行動の合間に考える習慣をつける」エクササイズが紹介されていました。

  • 「毎日15分」など時間を決め確保する。
  • 邪魔が入らない場所でノートと筆記用具を用意し、浮かんできたアイデアや考え方をノートに書き留める。
  • 時間の終わりに近づいたら書いたものについて考える。良いアイデアや行動が必要なことに下線を引く。

というものです。時間(期限)を決めその時間の最後まで考え抜くというのがポイントだそう。ぜひ取り組んでみたいなと思います。

冒頭にキーワードが説明されているのが良かった

最後に本書の構成について。

本書では冒頭で「本書に登場する18のキーワード」として

  • 「クローズ・リスト」「オープン・リスト」「チェック・リスト」
  • コミットメント」「本当の仕事」「忙しいだけの仕事」
  • 「バッファー・ゾーン」「マニャーナの法則
  • 「タスク」「プロジェクト」
  • 「タスク・ダイアリー」
  • 「デイリー・タスク」「ファースト・タスク」
  • 「TODOリスト」「WILL DOリスト」
  • 「ダッシュ法」「期限の効果」
  • 「ラベリング」

が列挙されてそれぞれに簡単な説明がついています。簡潔でわかりやすく、本を読み進める助けになります。

本では「はじめに」で第1章では◯◯、第2章では△△とずらずらと書かれていたりしますが、前提知識が無いとわかりにくい書き方のものが多いです。それに対して、本書ではキーワードという見出しでサマリと流れをうまく説明していて素晴らしいなと感じました(ちなみに本書も「はじめに」では構成が手短に説明されています)。

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[ 8月6日全て ]

2017年8月10日 (木)

新人・後輩に「自ら実践して模範を示す」

30代の時に当時ボスだった方から

「自ら実践して模範を示す。」

という話を聞いた時、強烈にシビれ力強く格好良く見えたのでした。

そして今、思った以上にメンバや後輩から考え方や態度・行動について見られていて、良くも悪くも影響を与えているのだといういうことを実感しています。

新人・後輩に対して「何を教えどう評価するか」「実際に苦労したこと・課題だと思ったこと何か」という点についてエルダーをしている人に今週質問を受け、この言葉が頭に浮かびました。

自分の行動原則の一つとして「自ら実践して模範を示す。」を引き続き意識していきたいと改めて思いました。

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2018年2月14日 (水)

ワークフローを作る時は「誰が」「いつまでに」「なにをするか」を明確にする

「誰が」「いつまでに」「なにをして」「どんな成果をだすか」を明確にしてコミットしよう/リクエストしよう。

というのを自分の行動原則の1つにしています(完全に守れているわけではないのですけれども)。

今日、サービスの不具合管理のワークフローの見直しをチームでしていて、原案が気持ち悪いなと思ったのは「誰が」が不明確だったからでした。「気がついた人が」や「◯◯が役割の人が」は絶対誰もやらないケースが出てきます。思い切って個人に割り当てる(そして無理だった場合はエスカレーションする)ルールの方がきちんと仕事がまわります。

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2018年10月12日 (金)

マネージャーとしてのメンバとの信頼関係の構築

おとよ氏が記事「エンジニアからマネージャーになって変わったこと・変わらないこと」で「メンバとの信頼関係構築」と「役割が変化しても技術を学び続けること」が大切という2点について述べられている。

おとよ氏は信頼関係構築のために

  • 話を最後まで聞く
  • 否定しない
  • 人に興味を持つ

を大切している行動原則として挙げて実践されている。素晴らしい。まさに「人を動かす」を実行されてらっしゃる。

@swkn40 氏がこの記事を受けて「メンバとの信頼関係構築」の点について日記を書かれた。

その中で言及していただき恐縮でござる。

私もまだまだ未熟で上の3点もできたりできなかったりだけれど、少しでも評価していただいているなら嬉しい限り。

意見の相違の時

@swakn40 氏がおっしゃっている通り、意見の相違があった時をどう振る舞えるかは大きなポイントだなと。自分、すぐ顔に出ちゃうので要注意(「私の話し方や態度についてどう思いますか?」)。相手への「尊敬・感謝」があれば全然問題にならないのでそこを意識したい。

雑談

人を動かすで言うところの相手に「誠実な関心を寄せる」が天性でできる人と、意識しないとできない人はいると思っていて、自分は後者寄り。意識してスイッチを入れる必要があるというのを受け入れていく必要がある。

one-on-one ミーティングの最初に「うまくいっていることを話す」というアジェンダをいれるのは、自分みたいな雑談力低めなタイプにはお勧め。

[ 10月12日全て ]

2020年8月25日 (火)

正確な情報を共有することで信頼を伝える

先週8月19日(水)に『社員の力で最高のチームをつくる〈新版〉1分間エンパワーメント』を買って読んでいる。

エンパワーメントの「第1の鍵」として

全社員と正確な情報を共有すること。 (Share accurate information with everyone.)

が挙げられている。

情報を制限するということ自体が、いろいろなメッセージを相手に伝えてしまうのです。(中略)裏を返せば、重要な情報を共有することは、相手を信頼していることを伝えるいちばんの方法ということになります。

というくだりでガツンとやられた。「情報の価値」の観点で情報共有することの重要性はずっと意識してきたけれど「信頼を伝える」の観点ではほとんど考えたことが無かった。

折しも「最近上司からの情報共有が増えているな」と感じるのと同時に「以前より信頼されてきているかも」と思っていたところだったので、とても納得だ。

ふりかえってみると今の役職になってから情報共有に用心深くなってしまっている自分に気がついて反省。

あらためて情報共有を意識していこう。

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2020年8月27日 (木)

自律的な働き方を促す

先週8月19日(水)に『社員の力で最高のチームをつくる〈新版〉1分間エンパワーメント』を買って読んでいる。一昨日の「第1の鍵」に続き、今日は「第2の鍵」を。

エンパワーメントの「第2の鍵」は以下。

境界線を引いて、自律的な働き方を促すこと。(Create autonomy through boundaries.)

境界線

「境界線って何?」とひっかかる。で読んでみると

  1. 目的 (Purpose)
  2. 価値観 (Values)
  3. イメージ (Image)
  4. 目標 (Goals)
  5. 役割 (Roles)
  6. 組織の構造とシステム (Organizational Structure and Systems)

と書かれていた。 組織の MVV 的なものを明確にし、チーム・個人に浸透させ、それぞれ役割と目標をもって主体的に動けるようにしよう。王道な話であった。

ビジョン

トップが「ビジョン(イメージ→目的→価値観)」を立て、全員でビジョンから個人の「役割と目標」に落とし込む。ビジョンを「全社員で磨きをかける」ってどうやるのだろうと思ったけれど、ビジョンの内容や表現をワイガヤ作っていくのではなく落とし込むことを言っているようだ。

価値観

トップが信念(belifes)から価値観を明確にし、全員で価値観からルール・業務に落とし込む。「ルールを作るのは社員」というのがここではポイントだな。

組織の構造とシステム

「組織の構造とシステム」は報酬体系だったり承認ルールだったりを指している。エンパワーメントを妨げるものがあれば解決していこうという話。

王道な話なんて書いたけれど、やり切るには強い意志、それから時間が必要だと。

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[ 8月27日全て ]

2020年9月4日 (金)

できない理由を挙げることはマネージャーの仕事ではない

高校生のバイトでもできること。」とうフレーズが強烈に印象に残っていて、でも何で読んだか思い出せずもやっとしていた。それが先日ノートテキストファイルを整理していたらメモが出てきてようやく思い出せたのだ。

15年前に読んだ『仕事のヒント』だ。

できない理由を挙げることは、高校生のバイトでもできること。マネージャーの仕事ではない。 -- 仕事のヒント p.102

「どのようにすればで言ってみる。」というのを学んだ『すごいやり方』『すごい会議』を読んだのも2005年。この頃から強く「できない理由を探すよりできる方法を考える」ことを意識するようになったんだ。できない理由を探すよりもできる方法を考える方がかっこいいと思ってる。

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About Me

Naney Naney (なにい)です。株式会社ミクシィで SNS 事業の部長をしています。

nDiki1999年1月に始めたコンピュータ日誌を前身とする NaneyWeb 日記(兼パーソナルナレッジベース)です。ちょっとしたノートは nNote にあります。

※内容は個人的見解であり所属組織とは関係ありません。

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